00 Cómo usar la guía básica
Esta guía está dirigida a los equipos de la editorial que utilizan Malbec Publishing en su trabajo diario.
Si es la primera vez que ingresas al sistema, el mejor punto de partida es la sección Cómo ingresar, seguida de Tu primer resultado, que lleva al primer resultado real según el rol de cada persona. El Catálogo de flujos por área es la referencia para el día a día, la sección Preguntas frecuentes ayuda a resolver dudas puntuales, y Soporte indica los canales de ayuda disponibles.
Sobre los roles: lo que cada persona puede ver en el sistema depende del rol asignado. Si una sección menciona una función que no aparece en la pantalla, es porque ese rol no tiene habilitado el acceso a ella.
01 Qué es Malbec Publishing
Malbec Publishing es el sistema donde la editorial opera el negocio editorial completo: el catálogo de obras y compositores, los acuerdos y los repartos de autoría, las liquidaciones que llegan de las sociedades de gestión y las regalías que se pagan a cada autor.
En esta industria la administración cruza múltiples territorios, decenas de sociedades de gestión y catálogos de millones de obras: cada reparto, cada registro y cada liquidación tiene que quedar trazado. El software de gestión genérico se construyó para finanzas y ventas, no para CWR, ISWC, IPI / CAE, el reparto de autoría y la operación editorial completa. Malbec Publishing se construyó para eso.
En lugar de llevar la operación por canales y fuentes sueltas —planillas, correos, PDFs, WhatsApp y documentos sueltos—, todo queda reunido en un solo lugar, alrededor de cada autor y de cada obra.
1.1 El corazón del sistema: el reparto, la obra y el ISWC
El sistema se organiza sobre dos ejes, no uno: la persona —autor, compositor, intérprete, productor— y la obra. Los dos existen siempre; lo que cambia de un módulo a otro es cuál pesa más. En Publishing la persona es el compositor y el resultado es la obra; en Records el artista y el lanzamiento; en Live el artista y el show. Malbec Artist es la capa que sostiene la identidad de la persona en los cuatro módulos.
El elemento estructural es el reparto: el porcentaje con el que cada compositor participa de la obra. No existe una obra sin reparto. Los repartos tienen que sumar correctamente, y una obra sin reparto queda señalada en Home, en el bloque Requiere atención.
La obra es la unidad de gestión, y el sistema se organiza alrededor de la obra y de sus autores. De ahí para abajo hay tres niveles distintos, que conviene no mezclar: el reparto de autoría y quiénes participan de la obra son estructura; el ISWC, el ISRC y el IPI / CAE son identificación; y las grabaciones, el contrato, las editoriales que participan y las liquidaciones que la obra genera son derivados.
El identificador central es el ISWC, el código que identifica de forma única a cada composición, y puede no existir todavía: lo asigna la sociedad de gestión, no la editorial, y suele aparecer hasta un mes después del registro. Una misma composición puede tener varias grabaciones, cada una con su ISRC, de las cuales una queda marcada como principal: la relación es 1 ISWC → N ISRC. La persona tiene su propio identificador, el IPI / CAE, con el que las sociedades de gestión la reconocen.
El compositor es la misma persona en todo Malbec OS. Malbec Artist mantiene la identidad canónica de cada persona, y por eso Publishing, Records y Live operan sobre el mismo autor sin duplicarlo: lo que se carga una vez queda disponible en los cuatro módulos. Por eso, por ejemplo, una obra que otro módulo de Malbec envía para registrar llega aquí como notificación.
1.2 El ciclo de vida de registro de una obra
El ciclo de vida de registro contempla, de acuerdo con la región a la que pertenece la sociedad, los estados necesarios para asegurar que una obra está registrada, por lanzarse o en conflicto. Lo que se hace en este circuito es registrar la obra en la sociedad de gestión que corresponda.
El recorrido tiene tres etapas, y solo la del medio cambia según el territorio:
Prelanzamiento
¿Territorial?No, es igual en todas las editoriales
Qué es Se sabe que la canción va a existir y todavía no se mandó a registrar: las obras ya están mapeadas y el reparto entre ellas puede no estar definido —por ejemplo, un álbum de diez canciones con tres participantes—. En la plataforma esta etapa aparece como fuera de flujo.
Flujo de registro
¿Territorial?Sí, depende de la sociedad del territorio
Qué es El circuito que lleva la obra hasta quedar registrada. Es la única etapa cuyo desglose cambia de un territorio a otro. En la plataforma aparece como flujo de pipeline.
Conflicto
¿Territorial?No, es igual en todas las editoriales
Qué es La obra está en disputa. El ciclo de vida sirve también para resolver el conflicto, no solo para registrar.
En Argentina el desglose del flujo de registro es:
La entrega va a la sociedad de gestión colectiva correspondiente (CMO / PRO). Otros territorios tienen otro desglose: en España, por ejemplo, son menos estados. Desde el recorrido, una obra también puede derivar a En conflicto. El tiempo que una obra permanece en cada estado es la señal de fricción más directa del sistema.
Sobre la ronda de conformidad. El estado de conformidad no avanza solo: lo mueve la ronda de conformidad, el circuito que notifica a los compositores de la obra y marca los conflictos cuando aparecen.
1.3 Región y territorio
Una editorial en España no opera igual que una editorial en Estados Unidos. No porque sean clientes distintos: porque son territorios distintos.
Por eso conviene tener presente qué es igual para todas las editoriales y qué cambia. El sistema se lee en tres capas:
Universal
¿Varía?No, lo tiene el 100% de las editoriales
Qué incluye Los cuatro módulos, los Dashboards —Resumen, Operaciones y Económico—, el Catálogo —Compositores, Obras, Editoriales—, la obra y el reparto como estructura, y las etapas de prelanzamiento y conflicto.
Territorial
¿Varía?Sí, según el territorio y la sociedad de gestión
Qué incluye El desglose del flujo de registro, las integraciones con sociedades, cuándo y quién asigna el ISWC, los módulos territoriales como Cobertura MLC, la terminología legal y la moneda.
Por rol
¿Varía?Sí, según quién entra al sistema
Qué incluye La visibilidad y los permisos de cada pantalla.
¿Esto es del producto o es un pedido de este cliente? La pregunta que lo resuelve: ¿otra editorial que opere en el mismo territorio necesitaría exactamente lo mismo? Si la respuesta es sí, es territorial y es parte del producto; si solo lo necesita esta editorial, es un pedido de cliente. La integración con SADAIC, por ejemplo, no es para una editorial en particular: la necesitan todas las que operan en Argentina. El test corre en las dos direcciones —algo que parece del producto puede ser, en realidad, el pedido de un cliente puntual—.
1.4 Cómo está organizado
El menú lateral se divide en áreas que reflejan el trabajo de la editorial:
-
01 Dashboards
Resumen, Operaciones y Económico: la visión analítica del negocio.
-
02 Catálogo
Compositores, Obras, Editoriales, CWR, Cobertura MLC y Enriquecimiento. Las afiliaciones a sociedades se cargan desde la ficha del compositor.
-
03 Negocio
Contratos, Liquidaciones —lo que se recibe de las sociedades— y Generación de Liquidaciones, lo que sale hacia los compositores.
-
04 Administración
Usuarios y Roles. Al pie del menú están además Configuración, Soporte y el Centro de ayuda.
Qué es igual y qué cambia por territorio. Los Dashboards —Resumen, Operaciones y Económico— y el Catálogo —Compositores, Obras, Editoriales— los tiene el 100% de las editoriales. Lo territorial es puntual: Cobertura MLC corresponde únicamente a editoriales de Estados Unidos. El dashboard Económico es universal, independientemente de la región: que una funcionalidad del bloque sea territorial no arrastra al resto.
Cada persona accede a las áreas habilitadas para su rol, así que dos personas de la misma editorial pueden ver menús distintos. Este punto se amplía en Qué ves según tu rol.
02 Cómo ingresar
2.1 Tu alta e invitación
Para ingresar, la persona tiene que estar dada de alta en el sistema con su correo institucional. El alta la realiza el administrador de la organización desde Usuarios, y desde allí se envía la invitación. Hasta que la persona completa el primer ingreso, el sistema la registra como “invitada sin ingresar”.
Administración → Usuarios /users
2.2 Primer ingreso
El acceso es mediante Google o Microsoft: se entra con la cuenta institucional, sin una contraseña propia de Malbec. El ingreso lleva a Home, la pantalla de inicio.
Inicio /
2.3 Seguridad de tu cuenta
Como el acceso se apoya en el proveedor de identidad, la seguridad del ingreso se gestiona desde esa cuenta de Google o Microsoft: conviene tener activada allí la verificación en dos pasos. El usuario además tiene que estar activo en el sistema para poder iniciar sesión.
Menú de cuenta → Seguridad /security
2.4 Qué ves según tu rol
El menú lateral muestra únicamente las páginas para las que el rol tiene permiso de lectura. Por eso dos integrantes de la misma editorial pueden ver menús distintos. Cuando una página no aparece, casi siempre es porque a ese rol le falta el permiso de lectura de ese módulo; el administrador de la organización puede habilitarlo desde Roles.
Administración → Roles /roles
2.5 Home, el asistente y las notificaciones
Home es el punto de partida. Muestra los accesos rápidos —Fijados y Recientes— y un bloque Requiere atención con lo accionable del momento: contratos vencidos, obras sin reparto, conformidades pendientes, con enlace directo al módulo correspondiente. La campana de notificaciones avisa novedades y pendientes, por ejemplo obras entrantes de otros módulos de Malbec o respuestas de soporte.
Home incluye también «la uvita», un asistente conversacional. Se le puede preguntar en lenguaje natural cómo realizar una tarea o dónde se encuentra una función, y orienta según la pantalla en la que se está. Tiene un botón flotante disponible en todas las pantallas, y es una buena primera parada ante cualquier duda.
03 Tu primer resultado
En Malbec Publishing el primer resultado depende del rol: cada equipo llega a su hito de valor por un camino distinto, y esos caminos se encadenan en un único circuito que termina en la reportería por compositor.
El flujo troncal es el de obras: nada de Publishing se puede armar si antes no existe el armado de obras, y es el rol que más usa el sistema. Los demás recorridos se apoyan en ese.
Responsable de obras
Su hitoUna obra creada y bien cargada
Listo cuando la obra queda con el reparto sumando y deja de aparecer en Requiere atención.
Legal y Admin
Su hitoUn contrato creado
Listo cuando el contrato queda cargado y vinculado a su obra o compositor.
Admin / Finanzas
Su hitoLas liquidaciones cargadas y conciliadas
Listo cuando la liquidación queda conciliada, lista para generar la reportería.
Sincronizaciones
Su hitoUna oportunidad de sincronización en seguimiento
Listo cuando la oportunidad queda con su cliente, su estado de aprobación y sus alertas.
3.1 Responsable de obras · crear una obra
En Obras se crea la obra con la información mínima necesaria: el título y el reparto de autoría, con todos los autores y compositores que participaron. Si el compositor todavía no existe, se da de alta en Compositores con su IPI / CAE, territorio y afiliaciones a sociedades.
Información complementaria. El ISWC, el idioma, la letra y las grabaciones son importantes, y pueden no estar en el momento cero. El ISWC no es obligatorio para crear la obra: lo asigna la sociedad de gestión y suele aparecer hasta un mes después del registro. Las grabaciones se cargan con su ISRC a mano, desde Spotify con Buscar en Spotify —que permite elegir varias a la vez, y una queda como principal— o vinculándolas con Malbec OS para traer la información desde otro módulo.
El resultado está logrado cuando la obra queda con el reparto sumando y sale de Requiere atención.
Catálogo → Obras /works
3.2 Legal y Admin · crear un contrato
En Contratos se crea el acuerdo entre la editorial y el autor, con todas las condiciones necesarias del contrato, y se lo deja en su flujo de firma. La exclusividad y el control viven aquí, no en la ficha del compositor.
El resultado está logrado cuando el contrato queda cargado y vinculado a su obra o compositor.
Negocio → Contratos /contracts
3.3 Admin / Finanzas · cargar liquidaciones y conciliar
En Liquidaciones se cargan las liquidaciones que se reciben y se revisan sus movimientos por período, para vincularlos contra el catálogo y los compositores, de modo que quede conciliado y listo para generar la reportería. Se cargan en PDF, CSV o TXT, y llegan de las sociedades de gestión y también de otra editorial que administra.
El objetivo es ver toda la operación en un solo lugar. El resultado no es subir archivos: está logrado cuando la liquidación queda conciliada, sin movimientos sueltos.
Negocio → Liquidaciones /royalties
3.4 Sincronizaciones · seguir una oportunidad
El circuito de sincronizaciones arranca en la búsqueda en el catálogo y sigue con la gestión del cliente, el seguimiento de la oportunidad, las aprobaciones y las alertas. Es gestión comercial sobre el catálogo ya cargado: sin obras y sin reparto no hay nada que ofrecer.
El resultado está logrado cuando la oportunidad queda registrada con su cliente, su estado de aprobación y sus alertas.
3.5 El circuito completo y cómo saber que cerró
Los hitos se encadenan: la obra y su contrato, y las liquidaciones cargadas y conciliadas, habilitan la Generación de Liquidaciones, y de ahí sale la reportería por compositor que el resto del equipo consulta. La primera reportería visible es la señal de que el circuito cerró.
Obra y contrato van en paralelo porque la relación no es simétrica: toda obra tiene que tener un contrato asignado para entender su tratamiento, pero no todo contrato tiene una obra. El caso típico es un autor que recién empieza a componer: su contrato ya existe y todavía no tiene obras.
Sobre el reparto. El reparto es el dato que sostiene toda la reportería: si una obra no lo tiene, aparece en Requiere atención. Conviene resolverlo antes de avanzar, porque de esos porcentajes sale después lo que se le paga a cada compositor.
04 Catálogo de flujos por área
Superado el recorrido base, cada área tiene sus propios flujos. Esta sección funciona como referencia.
4.1 Catálogo El motor de datos
Compositores
Alta y edición de autores con sus datos personales, identificadores (IPI / CAE), territorio en formato ISO y afiliaciones a sociedades. Desde el editor se puede vincular el compositor con su artista de Malbec OS; si el artista no existe, el botón Crear en Platform lo da de alta sin frenar el trabajo en Publishing: queda pendiente de aprobación, pero el compositor se guarda y se opera igual. La exclusividad y el control no viven aquí, sino en Contratos.
Catálogo → Compositores /composers
Obras
Alta y edición con título, ISWC, idioma y reparto. Una obra puede tener varias grabaciones con su ISRC, y una queda como principal. Enriquecer con Spotify completa el ISRC principal, el artista, la fecha y la duración; para hacerlo con varias obras a la vez está la página de Enriquecimiento. El catálogo se importa, se exporta y se filtra.
Cuando otro módulo de Malbec envía una obra para registrar, llega un aviso a la campana: el sistema cruza por título y coautores, y permite vincularla sin duplicar o registrarla como nueva. Las obras sin reparto aparecen en Requiere atención.
Catálogo → Obras /works
Catálogo → Enriquecimiento /enrichment
Editoriales
Alta y edición de publishers, y su asociación a obras y contratos.
Catálogo → Editoriales /editoriales
Sociedades
Catálogo de sociedades de gestión colectiva: SADAIC, SGAE, ASCAP, BMI, entre otras. No aparece en el menú lateral, pero es accesible por URL. Las afiliaciones de un compositor se cargan desde su ficha, no aquí.
Accesible por URL /societies
4.2 CWR Registro ante las sociedades
CWR, por Common Works Registration, es el formato estándar de la industria para registrar obras y su reparto ante las sociedades. Con un archivo CWR se puede:
Procesar el archivo
El sistema lee el archivo —.V21, .V22, .txt o .cwr— y muestra un preview sin guardar nada: cuántas obras, compositores y editoriales, en cuántos territorios, con buscador, tabla y detalle por obra con porcentajes y territorios.
Importar al catálogo
Desde ese preview, el sistema cruza contra obras, compositores y editoriales existentes —por ISWC, IPI o nombre— para no duplicar, y guarda el reparto. Corre en segundo plano, con progreso y un resumen final.
Exportar a CWR
El catálogo se exporta al formato desde la pantalla de Obras.
Sobre las sub-editoriales. Suelen tener su porcentaje asignado por territorio; por eso el detalle separa las editoriales originales de las sub-editoriales y administradores.
Catálogo → CWR /cwr
4.3 Contratos De la carga a la firma
Crear y editar los acuerdos entre la editorial y sus autores, con las editoriales que participan: partes, vigencia, anticipos, exclusividad, porcentajes de control y alcance —por territorio, nueva creación o catálogo, atribución—. Desde el contrato se ve el estado de conformidad asociado y el flujo de firma posterior; también se busca, se filtra y se exporta.
Aquí, y no en la ficha del compositor, viven la exclusividad y el control.
Negocio → Contratos /contracts
4.4 Liquidaciones y su generación Lo que entra y lo que sale
Son dos operaciones distintas, y conviene no confundirlas.
Liquidaciones — lo que entra
Carga y visualización de las liquidaciones que se reciben, en PDF, CSV o TXT. Los movimientos se revisan por período, sociedad y tipo de derecho —mecánico, performance, streaming—, con su moneda. Aquí también se vinculan los movimientos contra el catálogo. Es el insumo de la reportería.
Negocio → Liquidaciones /royalties
Generación de Liquidaciones — lo que sale
A partir de esos movimientos, el sistema aplica el reparto y los contratos y produce la reportería por compositor. Un asistente por pasos guía la generación, muestra el balance del período anterior y permite exportar.
Negocio → Generación de Liquidaciones /settlements
4.5 Dashboards La visión analítica
Resumen
Visión analítica general: KPIs y gráficos del catálogo y la recaudación —top de obras, evolución por cuatrimestre, ranking—, con filtro por período. Es una pantalla de lectura; las acciones de carga viven en Catálogo y Negocio.
Dashboards → Resumen /dashboard
Operaciones
Tablero operativo del día a día: pendientes, cargas en curso e ítems que requieren atención del equipo.
Dashboards → Operaciones /operations
Económico
Tablero económico: ingresos, regalías y márgenes por período, sociedad y tipo de derecho, cruzando lo recaudado con lo liquidado.
Dashboards → Económico /economics
4.6 Administración de la organización Usuarios, roles y empresa
Usuarios
Crear, editar y desactivar personas, y asignarles un rol. Como el acceso es con la cuenta de Google o Microsoft, el usuario debe estar dado de alta aquí antes de poder iniciar sesión.
Administración → Usuarios /users
Roles
Matriz de permisos por módulo y acción: ver, crear y editar, eliminar, exportar. Un rol solo ve en el menú las páginas para las que tiene permiso de lectura. Los roles del sistema no se eliminan.
Administración → Roles /roles
Empresa
Datos de la empresa —la instancia— que se usan en documentos y branding. Es un único registro por instalación.
Configuración → General → Empresa /configuration/company
05 Preguntas frecuentes
Las respuestas completas y actualizadas viven dentro del sistema, en la página de FAQs, con estas mismas categorías.
Menú de cuenta → FAQs /faqs
5.1 Seguridad & Privacidad
Cómo funciona el aislamiento de la cuenta de la editorial
Dónde se almacenan los datos
Quién, dentro de Malbec, puede acceder a la información
Si se usan datos para entrenar modelos de IA
El detalle de estas respuestas está en la página de FAQs dentro del sistema, en la categoría Seguridad & Privacidad.
5.2 Permisos & Roles
¿Quién define los permisos?
El administrador de la organización, desde Roles.
¿Por qué no veo un módulo que otro compañero sí ve?
El menú muestra solo las páginas para las que tu rol tiene permiso de lectura. Hay que pedirle al administrador que lo habilite desde Roles.
¿Qué puede hacer cada rol?
Lo que defina su matriz de permisos —ver, crear y editar, eliminar, exportar— por módulo. Ahí se resuelve, por ejemplo, quién puede exportar o editar cada área.
No encuentro a una persona para asignarla, por ejemplo en un contrato
El listado muestra a las personas dadas de alta. Si falta alguien, casi siempre es porque todavía no fue invitada o no completó su ingreso.
5.3 Mi Cuenta
¿Cómo se ingresa al sistema?
Con la cuenta de Google o Microsoft. No hay contraseña propia de Malbec: se entra con la institucional, y antes hay que estar dado de alta en Usuarios.
No puedo entrar / no tengo acceso
Conviene verificar que el usuario esté dado de alta y activo, y que se use el mismo correo con el que llegó la invitación. Si el ingreso sigue sin funcionar, el administrador puede revisar el alta en Usuarios.
¿Cómo se cambia el idioma de la interfaz?
Desde las opciones de la cuenta; la plataforma toma el idioma configurado allí.
Cada categoría es desplegable dentro del sistema. Si tu duda no está cubierta, consulta los canales de soporte.
06 Soporte — dónde pedir ayuda
Ante un problema o una duda sobre cómo continuar, hay tres niveles de ayuda, del más ágil al más formal.
El asistente «la uvita»
La primera parada. Responde en lenguaje natural cómo hacer una tarea o dónde está una función, detecta en qué pantalla estás y tiene un botón flotante disponible en todo el sistema. Resuelve buena parte de las dudas cotidianas sin abrir un ticket.
Guías dentro de la pantalla
Tres recursos sin salir del sistema:
Tour y walkthroughs
Recorridos guiados por la interfaz y por los flujos principales, dentro de la propia pantalla.
Menú de cuenta → Ver tour
FAQs
Las categorías de preguntas frecuentes, detalladas en Preguntas frecuentes.
Menú de cuenta → FAQs /faqs
Centro de ayuda
Video-tutoriales cortos que cubren los flujos principales.
Centro de ayuda /wiki
Abrir un ticket — Feedback & Support
Para lo que requiere la intervención del equipo. El ticket se crea desde el botón Soporte de la uvita, desde el menú de usuario o con Nuevo ticket en la página de soporte. Pide título, descripción, tipo —bug, crash, UI / API, feature, performance u otro—, severidad, módulo afectado, pasos para reproducir y comportamiento esperado frente al real, con adjuntos.
Los tickets se sincronizan con ClickUp: el equipo responde desde allí y los comentarios vuelven al ticket. Las notificaciones llegan a la campana dentro de la aplicación.
Soporte /feedback